Beim Digitalen Personalbüro handelt es sich um ein Dokumenten-Management-System (DMS), das in digitaler Form die herkömmliche Ablage ersetzt. Eine logische Ablagesystematik ist die Voraussetzung für die schnelle Auffindbarkeit der Daten im DMS. Unser Ablagesystem ist so aufgesetzt, das es diese Anforderung erfüllt.

Es gibt 4 verschiedene Ordner-Typen, die sich je nach Verwendungszweck unterscheiden

Ablage-Ordner → für die dauerhafte Archivierung von Daten bestimmt (Personalakte, Ablage ohne Personalbezug, Vorlagen)
Austausch-Ordner → zur Übermittlung von Daten an definierte Zielgruppe bestimmt (Austausch mit Paychex, Austausch mit Mitarbeitern, Austausch mit Steuerberater)
Upload to Arbeitgeber-Ordner → Daten müssen zur dauerhaften Speicherung in einen Ablage-Ordner neu indexiert werden
Ordner Entgeltabrechnung → Selbst hochgeladene Daten können nicht im Typ "Entgeltabrechung" indexiert werden und in diesen Typ importiere Daten können nicht in einen anderen Ordner verschoben werden

Für ein schnelles Auffinden Ihrer Daten denken Sie bei Ihrer Indexierung und Verschlagwortung an

eine eindeutige Benennung des Dokuments
eine einheitliche Kategorisierung von Dokumenten gleichen Typs
Ausfüllen möglichst vieler Felder in der Indexierungs-Maske
die Indexierung von Dateien aus dem Typ "Upload an Arbeitgeber" wenn es sich um Daten handelt, die dauerhaft z.B. in der Personalakte eines Mitarbeiters gespeichert werden sollen
die Neu-Indexierung von Dokumenten, die bewusst anders erst-indexiert oder falsch indexiert wurden.

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