As Main User with admin rights, you are the first user to be set up in the Digital Personalbüro. The first task that you will have to perform is to set up the Data Protection Policy in your Client. Providing a Data Protection Policy is required by law.

In the next step you can activate your employees (who have already been uploaded into the system).

Step 1.: Modify the provided Data Protection Policy template, or add your own Data Protection Policy

Step 2: Activate your employees

Here is a step by step guide how to set up the Data Protection Policy:

Go to Admin / Client and click on „Data Protection“:

Click on the black pen icon:

In the screen that now opens click on „Data Protection“ to complete the template,

or go to „Add Text“ if you would like to add your own Data Protection Policy:

Go to the Text and complete the marked passages, or draft your own policy:

Here you can check the complete Data Protection Policy template. Please overwrite the passages that are marked by a green border and delete the passages that are marked in red in your Digital Personalbüro Client

Template Privacy Police

Datenschutzerklärung

1. Begriffe

Betroffener: Person deren Daten verarbeitet wird.

Verantwortliche Stelle: das Unternehmen, oder die Person, die über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
> Wenn der Hauptbenutzer ein Vertreter des Arbeitgebers ist, dann ist dies der Arbeitgeber.
> Wenn der Hauptbenutzer ein Vertreter des Steuerberaters ist, dann ist dies der Steuerberater.

Auftragsverarbeiter: Verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag der verantwortlichen Stelle.

2. Verantwortliche Stelle

Name der verantwortlichen Stelle Wenn vorhanden: Link zur Homepage der verantwortlichen Stelle

Der Hauptbenutzer dieses Clients des Digitalen Personalbüros ist gehalten - vor Eröffnung weiterer Benutzerzugänge auf diesem Client - die oben stehenden Angaben zu ergänzen und diesen und die folgenden Hinweis- und Hilfetexte (bis zur Ziffer 3.) zu löschen.

Sollten die Angaben zur Verantwortlichen Stelle an dieser Stelle noch nicht eingetragen sein, erfragen Sie diese bitte beim Hauptbenutzer dieses Clients des Digitalen Personalbüros und bitten in diesem Zuge die hier zu veröffentlichenden Angaben zu vervollständigen.

Hilfestellung für Nutzer, die nicht erkennen können, welche Person der Hauptbenutzer dieses Clients des Digitalen Personalbüros ist:
Der Hauptbenutzer eines Clients des Digitalen Personalbüros ist in der Regel der Geschäftsführer, die für die Entgeltabrechnung in einem Unternehmen ausführende Person oder eventuell auch eine mit der praktischen Durchführung der Entgeltabrechnung betraute externe Person (Steuerberater, Buchhaltungsbüro).
Sollten Sie Schwierigkeiten haben, diese Person zu identifizieren, können Sie sich an den Support zum Digitalen Personalbüro wenden.

3. Zwecke der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Informationsweitergabe und -ablage auf dem Digitalen Personalbüro bereitgehalten.

Über das Digitale Personalbüro kann eine Vielzahl von Prozessen abgebildet werden, bei denen personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Mögliche Funktionen sind beispielsweise:

Dokumente
> Dokumente verwalten
> Dokumente drucken
> Dokumente herunterladen

Zusammenarbeit mit Paychex (Auftragsverarbeiter zur Durchführung der Entgeltabrechnung)
> Nachrichten an Paychex übermitteln
> Nachrichten von Paychex erhalten
> Meldungen / Online-Formulare von Paychex nutzen

Verwalten
> e-Lohnschein (epayslip) einrichten
> Abrechnung für Mitarbeiter freigeben

Archivieren
> Eigene Dokumente im Personalordner ablegen

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
> Dokumente mit dem Steuerberater teilen
> Zugang für den Steuerberater freigeben

Zusammenarbeit zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitern
> Dokumente finden
> Nachricht von Mitarbeiter an Arbeitgeber

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Rechtsgrundlagen der Verarbeitungen sind:
> Art. 6 Abs. 1 lit. a der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): Einwilligung durch den Betroffenen.
> Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Vertrag mit dem Verantwortlichen.
> Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: rechtliche Verpflichtung des Verantwortlichen (Beschäftigungsverhältnis mit Betroffenen).
> Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wahrung der Interessen des Verantwortlichen (papierloses Büro, unbürokratische Bereitstellung von Informationen).

5. Empfänger der personenbezogenen Daten

Die Empfänger der personenbezogenen Daten entsprechen den verantwortlichen Stellen (s.o.). Die Verantwortlichen Stellen sind nach Art. 13 und 14 DSGVO verpflichtet die betroffenen Personen über die Empfänger der personenbezogenen Daten zu informieren.

Bereitstellung der Funktionalität des digitalen Personalbüros und Auftragsverarbeiter für die verantwortliche Stelle:
Paychex Deutschland GmbH
Holstenkamp 1
22525 Hamburg
https://www.paychex.de/info/impressum.html

Zusätzliche Empfänger, um die Funktionalität des digitalen Personalbüros aufrechtzuerhalten sind:

Technische Umsetzung und Hosting:
aov IT.Services GmbH
Bartholomäusweg 32
33334 Gütersloh

6. Aufbewahrungsfristen

Wir halten uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten daher nur so lange, wie dies zur Erreichung der hier genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Speicherfristen vorsehen. Nach Fortfall des jeweiligen Zweckes bzw. Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.

Die Regelaufbewahrungsfrist beträgt 6 Jahre für Lohnunterlagen. Im Fall, dass die Daten für den Jahresabschluss benötigt werden, verlängert sich die Aufbewahrungsfrist auf 10 Jahre (§ 147 AO). Der Beginn der jeweiligen Aufbewahrungsfrist ist der Schluss des Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung in den Jahresabschluss oder den Lagebericht erfolgt ist. Dadurch verlängern sich die Aufbewahrungsfristen um jeweils ein Jahr.

Diese Löschfristen sind für folgende Unterlagen im Digitalen Personalbüro seitens Paychex fest eingerichtet:
> Alle Unterlagen aus der Entgeltabrechnung, die Paychex der verantwortlichen Stelle im Typ Entgeltabrechnung des Digitalen Personalbüros bereitstellt (je nach Dokument / Datei 6 oder 10 Jahre),
> Übermittlungs-Quittungen im Typ Austausch mit Paychex (nach 10 Jahren).

Auskünfte zur fristgerechten Löschung von Dokumenten, die die verantwortlichen Stelle oder andere von der verantwortlichen Stelle dazu befähigte Nutzer im Dokumentenmanagement-System ablegen, sind – sofern nicht im Folgenden ergänzt - bei der verantwortlichen Stelle zu erfragen:

*bitte verantwortliche Stelle eintragen*

7. Ihre Rechte als Betroffener – diese Rechte sind gegenüber dem Verantwortlichen geltend zu machen

> Auskunft über Ihre gespeicherten Daten und deren Verarbeitung,
> Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten,
> Löschung Ihrer gespeicherten Daten,
> Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht gelöscht dürfen,
> Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten und
> Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder einen Vertrag zur Verarbeitung abgeschlossen haben.

Wenn Sie Ihre Daten für die Einrichtung des Benutzer-Accounts nicht bereitstellen möchten, können Sie das Digitale Personalbüro nicht nutzen.

Sofern Sie für die Verarbeitung eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an die für Sie zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Ihre zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Bundesland Ihres Wohnsitzes, Ihrer Arbeit oder der mutmaßlichen Verletzung. Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

8. Kontaktdaten des Datenschutz-Beauftragten

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der verantwortlichen Stelle richten. Diese sind:

*bitte verantwortliche Stelle eintragen*

Sollten die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten der verantwortlichen Stelle hier noch nicht hinterlegt sein, erfragen Sie diese bitte bei der verantwortliche Stelle und bitten um Ergänzung.

9. Zusatzangaben bei der Indirekterhebung

Falls Ihre Daten nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden und Ihr Zugang durch Ihren Steuerberater, oder Arbeitsgeber eingerichtet wurde.

Folgende Daten bzw. die Datenkategorien werden im digitalen Personalbüro verarbeitet:

a) Kategorie / Art der Daten:
Bewegungsdaten (Beruf)
(wöchentliche Arbeitszeit, geleistete Arbeits-stunden sowie Fehlzeiten aufgrund von Krankheit und Urlaub, Ein-/Austrittsdatum)
Art und Zweck der Datenverarbeitung:
Entgeltabrechnung/Sofortmeldung
Kategorien betroffener Personen:
Mitarbeiter, Auftraggeber

b) Kategorie / Art der Daten:
Finanzdaten
(Bankverbindung, Krankenversicherungsart und –kasse, Lohnpfändungen, Güterstand)
Art und Zweck der Datenverarbeitung:
Entgeltabrechnung
Kategorien betroffener Personen:
Auftraggeber/Mitarbeiter, Auftraggeber

c) Kategorie / Art der Daten:
Gesundheitsdaten
(Schwerbehinderung, Gesundheitsdaten soweit zur Erledigung des Auftrags oder zur Vertragsabwicklung erforderlich)
Art und Zweck der Datenverarbeitung:
Entgeltabrechnung
Kategorien betroffener Personen:
Mitarbeiter, Auftraggeber

d) Kategorie / Art der Daten:
Haushaltszusammensetzung
(Kinderfreibetrag, Steuerklasse inkl. etwaiger Kinderfreibeträge; Familienstand)
Art und Zweck der Datenverarbeitung:
Entgeltabrechnung
Kategorien betroffener Personen:
Mitarbeiter, Auftraggeber

e) Kategorie / Art der Daten:
Identifikationsdaten
(Name und Anschrift Mitarbeiter, Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Sozialversicherungsnummer)
Art und Zweck der Datenverarbeitung:
Entgeltabrechnung/Zuordnung
Kategorien betroffener Personen:
Auftraggeber/Mitarbeiter, Auftraggeber

f) Kategorie / Art der Daten:
Lohndaten
(vereinbarter Bruttolohn, Zahlungen und Abzüge, Provisionen, Boni, Gratifikationen, Vergünstigungen, Arbeitsverhältnis)
Art und Zweck der Datenverarbeitung:
Entgeltabrechnung
Kategorien betroffener Personen:
Mitarbeiter, Auftraggeber

g) Kategorie / Art der Daten:
Persönliche Merkmale
(Religionszugehörigkeit, Staatsangehörigkeit, Arbeitserlaubnis, Geburtsdatum/ -Ort/ -Land)
Art und Zweck der Datenverarbeitung:
Entgeltabrechnung/Zuordnung
Kategorien betroffener Personen:
Mitarbeiter, Auftraggeber

h) Kategorie / Art der Daten:
Steuerungsdaten
(Zuordnungsdaten Kunde)
Art und Zweck der Datenverarbeitung:
Entgeltabrechnung
Kategorien betroffener Personen:
Auftraggeber/Mitarbeiter, Auftraggeber

i) Kategorie / Art der Daten:
Sonstiges <bei Bedarf zu ergänzen / konkretisieren durch die verantwortliche Stelle>
(Hochladen von Dokumenten durch die verantwortliche Stelle)
Art und Zweck der Datenverarbeitung:
Sonstiges/nicht bestimmbar
Kategorien betroffener Personen:
Sonstige/nicht bestimmbar

10. Sonstiges

Die verantwortliche Stelle behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Arbeitsweisen oder Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Please note that for the time being the provided Data Protection template is only available in German language.

Then please save the Data Protection Policy:

You can check if your Data Protection Policy has been correctly saved by going to the Profile Screen and clicking on „Privacy Policy“ in the right hand bottom corner of the page:

In the next step you can activate your employees.

For further information how to manage the Digital Personalbüro as an Administrator, please read: Chapter 4. Working as adminstrator in the Digital Personalbüro (DPB)

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