Das DPB ermöglicht Ihnen den verschlüsselten Austausch von Daten im Rahmen von Personalprozessen, der von Dritten nicht eingesehen werden kann.

Mögliche Anwendungsbereiche für die Nutzung können sein

Übermittlung schriftlicher Genehmigungen (z.B. von Urlaubsanträgen)
Übermittlung von Bescheinigungen / Bestätigungen
Vorlagen zur Bearbeitung vorhalten und Mitarbeitern zur Verfügung stellen

Grundsätzlich können Sie diesen Typ jedoch völlig frei und nach Ihren individuellen Bedürfnissen verwenden. Achten Sie dabei auf eine eindeutige Benennung Ihrer Dokumente / Dateien und eine möglichst einheitliche Kategorisierung.

Nutzen Sie den Dokumenttyp "Austausch mit Mitarbeitern" oder "Vorlagen" um Ihren Mitarbeitern Dokumente zu übermitteln. Über den Bereich "Berichte" erhalten Sie eine vollständige Übersicht über die von Ihnen geteilten Dokumente.

Folgende Schritte sind notwendig:

Verwenden Sie diesen Dokumenttyp nicht, um Ihrem Mitarbeiter Lohnscheine, Lohnsteuerbescheinigungen und SV-Meldungen zu schicken. Für diese Übermittlung ist die Rolle "MA E-Lohnschein" eingerichtet.

Sehen Sie hier die einzelnen Schritte

1.Zuerst müssen Sie das Dokument, das Sie Ihrem MA zur Ansicht / Bearbeitung geben möchten hochladen

2.Danach indexieren Sie das Dokument im Dokumenttyp "Austausch mit Mitarbeiter".

Hierfür stehen Ihnen folgende Merkmale (Felder) zur Verfügung:

→ Kategorie* / Dokument/Datei* / Datum* / Mitarbeiter* / Notiz

* Mit Sternchen gekennzeichnete Felder sind verpflichtend für die Verschlagwortung.

Lassen Sie bei der Auswahl des Mitarbeiters größte Sorgfalt walten – wenn Sie hier einen anderen Mitarbeiter auswählen, machen Sie ggf. einem anderen Mitarbeiter sensitive / vertrauliche Informationen zugänglich

Achten Sie darauf Ihre Dokumente so zu verschlagworten, dass Sie sie zu einem späterem Zeitpunkt über die Dokumentensuche sicher und schnell wiederfinden können -> Tipps für die Verschlagwortung

3. Nun übermitteln Sie Ihrem Mitarbeiter das Dokument über die Teilen-Funktion.

Eine Email benachrichtigt ihn über den Erhalt des Dokuments im Portal-Archiv.

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