5.4. Dokumente mit einem anderen Benutzer teilen
- Susanne Peters
- Angela Dalibor
- Former user (Deleted)
Der Austausch von Dokumenten mit anderen Nutzern erfolgt über die "Teilen"-Funktion. Die Funktion können Sie nutzen um ein Dokument z.B. mit Paychex zu teilen. Gleiches gilt um einem Mitarbeiter ein Dokument zu übermitteln, das ihm nicht standardmäßig zur Verfügung gestellt wird.
Sehen Sie hier wie Sie ein Dokument mit einem anderen Nutzern teilen
Wählen Sie das Dokument, das Sie teilen möchten.
Klicken Sie das gewünschte Dokument an, erscheint oberhalb des Dokuments eine Funktionsleiste. Bitte wählen Sie hier die Option „Teilen“.
Es öffnet sich das „Teilen“-Fenster. Klicken Sie hier in den Bereich "Empfänger" / "Benutzer hinzufügen“.
Vorsicht
Im Teilen-Fenster können Sie im Feld "Beschreibung" eine Notiz hinzufügen. Bitte achten Sie darauf hier keine personenbezogenen Daten/Informationen einzugeben. Die ausgelöste Benachrichtigung verlässt das System unverschlüsselt.
Wählen Sie nun den oder die gewünschten Empfänger aus (eine Mehrfachauswahl ist möglich) und klicken auf „Speichern“.
Im nächsten Schritt legen Sie im Zugriffsprofil fest, ob das Dokument nur zur Ansicht oder auch zum Download und Druck freigegeben werden soll.
Möchten Sie den voreingestellten Zeitraum für den Zugriff auf das Dokument ändern, nutzen Sie hierfür die Spalte "Zeitraum".
Klicken Sie nun auf "Speichern" und das Dokument wird dem ausgewählten Benutzer zur Verfügung gestellt.
Zur Information erhält der Empfänger von Paychex eine E-Mail-Benachrichtigung, dass ein Dokument mit Ihm geteilt wurde.
Wichtig: Um Ihr Dokument im ursprünglichen Archivordner zu belassen, ändern Sie nicht die Indexierung.
Soll ein Nutzer dauerhaft Zugriff auf bestimmte Dokumente erhalten, empfiehlt es sich, die entsprechende Berechtigung in der Benutzer-Verwaltung zu hinterlegen.