Umfrage zum Digitalen Personalbüro

In unserer letzten DPB News haben wir Sie gebeten an einer Umfrage zum Digitalen Personalbüro teilzunehmen.

Wir möchten uns an dieser Stelle nochmals ganz herzliche für die zahlreichen Teilnahmen bedanken. In Sambia können dank Ihnen nun 289 Bäume gepflanzt werden.

Für uns haben Ihre Rückmeldungen ebenfalls einen sehr hohen Stellenwert. Sie helfen uns dabei die Anwendung basierend auf Ihren Nutzererfahrungen weiter zu verbessern und auszubauen. Vielen Dank!

Bevor wir uns den Ergebnissen der Umfrage widmen, möchten wir Ihnen ein exklusives Interview mit einem der Geschäftsführer präsentieren.

1. Interview mit Dirk Stefan Haase, Geschäftsführer der Paychex Deutschland GmbH
2. Die Ergebnisse kompakt
   
   

Interview mit Dirk Stefan Haase, Geschäftsführer der Paychex Deutschland GmbH

Frage: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen schreitet in großen Schritten voran. Mit der Einführung der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat Paychex seinen Kunden das Digitale Personalbüro an die Hand gegeben und damit eine Lösung zum sicheren Datenaustausch und einer möglichst einfachen Kommunikation geschaffen. Paychex hat über zwei Jahre an der Realisierung der Anwendung gearbeitet.  Wenn Sie auf die Einführung des Digitalen Personalbüros zurückblicken, welche Erfahrungen haben Sie in der Anfangszeit gemacht?

Antwort: Wir freuen uns sehr, dass das DPB rechtzeitig zum Inkrafttreten der DSGVO aktiviert werden konnte. Wir haben nun eine rechtlich einwandfreie Lösung für den gesicherten Datenaustausch für uns und unsere Kunden geschaffen.

Mit der Erarbeitung dieser Cloud-Anwendung begaben wir uns auf ganz neues Terrain. In der Praxis zeigte sich der enorme Zeitaufwand ein umfangreiches Softwareprojekt wie das Digitale Personalbüro abzuschließen. Unser hohes Maß an Erfahrung und Knowhow hat uns geholfen gute Ergebnisse zu erzielen. Aber „Nach der Einführung ist vor der Einführung“ – daher ist unsere Arbeit am Digitalen Personalbüro noch nicht beendet. Wir setzen für unsere Kunden weiterhin alles daran die Anwendung weiter auszubauen und nach Hinweisen aus dem Kreis der Nutzer auch zu verbessern.

Frage: Das Digitale Personalbüro scheint gerade in der Einführung für manche Benutzer komplex zu sein. Einige Kunden hatten das Gefühl, es werde komplizierter und sie verlören den direkten Bezug zu ihrem persönlichen Ansprechpartner. Können Sie bitte kurz erläutern, weshalb das Digitale Personalbüro wichtig ist und mit der Lösung die Prozesse einfacher und nicht komplexer werden?

Antwort: Das Recht hat sich geändert! Die Konsequenzen für Arbeitgeber und Lohnabrechner sind drastisch. Kein Arbeitgeber hat mehr das Recht selber zu entscheiden, ob er die Sorge um die Daten seiner Mitarbeiter sehr ernst oder nur ernst nimmt. Um das neue Recht einzuhalten, ist die Übermittlung personenbezogener Daten sowie der Abrechnungsaufträge über die neue Plattform unvermeidlich.

Dieser Verpflichtung möchte und kann sich Paychex nicht entziehen. Unsere Kunden nehmen wir gerade auch zu ihrem direkten Schutz dabei mit. Wir möchten die Bedienung und aktive Nutzung fortlaufend weiter vereinfachen und unterstützen. Geplant sind unter anderem kostenlose Zusatzangebote wie Anwender-Webinare und weitere themenspezifische Einführungsvideos. 

Zusätzlich ein kurzer Ausblick auf die nächsten Erweiterungen: Wir geben Ihnen mehr Online Formulare. So schreiben Sie weniger Portalnachrichten. Ihre Benutzung soll damit nochmals einfacher werden. Wir fragen Sie nur noch danach, was individuell für Ihr Unternehmen benötigt wird. Gleichzeitig überprüfen wir automatisch vor dem Absenden des Formulars den Inhalt auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Ihr zeitlicher Aufwand sinkt, Ihrem persönlichen Ansprechpartner kommt dies auch zu gute. Sie werden schneller bedient.

Frage: Aus Sicht mancher Kunden können sie die Unterlagen im Archiv aktuell nicht einfach wiederfinden. Können Sie uns einen Ausblick in die geplanten Weiterentwicklungen für die Nutzung des Archivs geben?

Antwort: Die Kunden haben uns viele interessante Hinweise gegeben. Wir schauen uns die verschiedenen Stellschrauben daraufhin nochmals genauer an und überprüfen die Funktionen. Die Suchkriterien für die Dokumente können noch besser werden. So sollte man die Dokumente noch schneller finden. Auch wenn es das Dokument in verschiedenen Versionen gibt, so können wir das noch deutlicher hervorheben. Alles mit dem Ziel, das Gesuchte einfacher und schneller zu finden. Über unsere Weiterentwicklungen und Optimierungen halten wir unsere Kunden natürlich auf dem Laufenden.

Frage: Hat der gute Sachbearbeiter ausgedient? Läuft jetzt alles nur noch elektronisch? Für welche Anliegen kann unser Kunde den persönlichen „kurzen Weg“ über Telefon und E-Mail weiterhin nutzen?

Antwort: Persönlicher, verlässlicher und kenntnisreicher Service, das bleibt weiterhin unser Markenzeichen. Einzig die geliebte E-Mail und das einfache Fax gehören nun für die Übermittlung personenbezogener Daten der technischen Vergangenheit an. Unsere Mitarbeiter sind wie zuvor per Telefon erreichbar. Nichts hat sich geändert. Auch ihre persönliche E-Mail Adresse haben die Kollegen behalten. Aber – sobald die Daten der Mitarbeiter unserer Kunden betroffen sind müssen die Details schriftlich über das DPB ausgetauscht werden – das verlangt nun mal der Gesetzgeber.

Bei dringlichen Themen hat das DPB einen weiteren großen Vorteil gegenüber der alten E-Mail. Nutzen Sie das DPB, kommt die Nachricht immer bei dem zuständigen Mitarbeiter an. Ist ihr Abrechner abwesend, geht die Nachricht direkt bei der Vertretung ein – zu 100%. Die alte E-Mail lag hingegen bei Abwesenheit gerne auch mal einige Tage unbeachtet im Posteingang.

Frage: Im Video sprechen Sie von der Steigerung der Übersichtlichkeit – für einige Nutzer gibt es diesbezüglich noch Verbesserungspotential. Können Sie uns auch hier einen kurzen Ausblick geben, welche Maßnahmen zur Steigerung der Übersichtlichkeit und Verringerung der Komplexität geplant sind?

Antwort: Neben den oben erwähnten kostenlosen Schulungs- und Trainingsangeboten arbeiten wir zudem an folgenden technischen Entwicklungen:

• Verbesserte Indizierung im Archiv
• Vereinfachung der Aufgaben/Vorgangslisten im Portal
• Verbesserung der Berechtigungsstrukturen.

Frage: Das DPB kann ja eigentlich noch viel mehr als nur Nachrichten mit dem Abrechner auszutauschen und im Archiv nach Unterlagen zu suchen. Stichworte: Anlage einer eigenen Digitalen Personalakte, E-Lohnschein für die Mitarbeiter, Zusammenarbeit und gesicherter Dateiaustausch mit Mitarbeitern, Steuerberatern oder anderen externen Dienstleistern. Die Umfrage zeigt uns noch eine geringe Nutzung. Denken Sie der Bedarf ist nicht gegeben, oder fehlt es nur an Bekanntheit?

Antwort: Wir werden nach und nach anhand von Anwendungsbeispielen zeigen, welche Möglichkeiten sich den Anwendern bieten und wie sie davon profitieren können. Dazu erhöhen wir unsere Video Anzahl und bieten auch gezielte Schulungen an. Wir freuen uns diesen Weg der neuen Möglichkeiten weiterhin mit unseren Kunden gehen zu können.

Die Ergebnisse kompakt

Aktuelles Nutzungsverhalten

• Jeweils mehr als die Hälfte der Befragten nutzt das Digitale Personalbüro bislang einmal im Monat, um über das Portal Daten auf sicherem Wege an Paychex zu übermitteln oder in den bereitgestellten Abrechnungsunterlagen zu recherchieren. Knapp ein Fünftel der Befragten benutzen das Paychex Portal bereits mehrmals pro Woche, knapp 10% der Befragten geben dies für die Benutzung des Archivs an.
• Das Digitale Personalbüro wird bislang von etwa einem Fünftel der Befragten dazu genutzt, eigene Dateien im Archiv abzulegen oder Mitarbeitern einen Zugriff zu ermöglichen.

Bewertung

• Mehr als die Hälfte der Befragten sehen im Digitalen Personalbüro eine sinnvolle Anwendung, um eine datenschutzkonforme und sichere Abwicklung der eigenen Personalabrechnung zu gewährleisten. Weniger als ein Viertel der Befragten halten diese Aussage für nicht zutreffend.
• 17 % der Befragten finden, dass die Zusammenarbeit mit Paychex durch das DPB viel einfacher geworden ist. Die Hälfte der Befragten stimmt dieser Aussage nicht zu.
• 25% der Befragten geben an, dass die Unterlagen der Lohnabrechnung im Archiv des DPB übersichtlich abgelegt sind. Knapp die Hälfte der Befragten sehen hier Verbesserungspotentiale.
• Etwas mehr als ein Viertel der Befragten nutzen Portal-Meldungen (Online-Formulare) gerne, weil sie einfach und gut anzuwenden sind. Für 43% ist der Umgang mit den Portal-Meldungen noch ungewohnt.
• Jeweils rund 20% der Befragten erkennen bislang ein Potential darin, eigene Dokumente im Digitalen Personalbüro zu archivieren oder das DPB für die Zusammenarbeit und den Dateiaustausch mit Mitarbeitern oder dem Steuerberater zu benutzen.

Gesamtzufriedenheit mit dem Digitalen Personalbüro

• 34% der Befragten sind mit dem DPB sehr zufrieden oder zufrieden, bei 39% der Teilnehmer, gibt es in Bezug auf die Zufriedenheit noch Steigerungspotential
• Die Herausforderungen liegen hier vor allem in der gefühlten Komplexität der Anwendung, explizit wird dies häufig für die Ablage der Dokumente im Archiv (20%) und für das Arbeiten mit der Portal-Nachricht (15 %) benannt. In Bezug auf Hilfestellungen zur Einarbeitung sprechen sich die Nutzer für weiterführende Angebote, Dokumentationen und Schulungsmöglichkeiten aus. Für 13% der Befragten hat sich der persönliche Kontakt mit den Lohnsachbearbeitern oder Ansprechpartnern bei Paychex leider etwas verschlechtert.
• Bei den 60 Nennungen von Gründen zur Zufriedenheit mit der Anwendung überwiegt die Bewertung der Anwendung als Vereinfachung (in 32 % der Zufriedenheitsgründen enthalten), 22 % dieser Benutzer erwähnen die einfache Bedienung. Grund zur Zufriedenheit ist auch die digitale Verfügbarkeit der Unterlagen (13 %), eine Möglichkeit zur strukturierten, verlustfreien und sicheren Kommunikation (12 %) sowie die DSGVO-Konformität (8 %).

Weiterempfehlungsbereitschaft

• Auf die Frage „Wie wahrscheinlich ist es auf einer Skala von 0 (überhaupt nicht wahrscheinlich) bis 10 (sehr wahrscheinlich), dass Sie Paychex einem Freund oder Kollegen auf der Suche nach einem Anbieter für Lohnbuchhaltung weiterempfehlen werden?“ haben 41 % der Teilnehmer uns mit Einstufungen von 7 bis 10 eine überwiegend positive Rückmeldung gegeben. Herzlichen Dank an dieser Stelle! Kunden, die an dieser Stelle von einer Weiterempfehlung absehen, begründen dies meist mit den oben aufgeführten Punkten zur Unzufriedenheit bei der Nutzung des Portals. Wir möchten uns auch hier für Ihre ehrliche Rückmeldung bedanken. Sie geben uns die Möglichkeit unser Portal und unseren Service basierend auf Ihren Erfahrungen weiter zu verbessern.