Richtig recherchieren im Digitalen Personalbüro

Um die Nutzung und die Recherche innerhalb des Portals zu vereinfachen, möchten wir Ihnen nachfolgend eine Schritt-für-Schritt Anleitung und Tipps&Tricks für eine schnelle und erfolgreiche Suche von Dokumenten zur Verfügung stellen. Sie eignet sich auch für neue Nutzer optimal um sich mit dem System grundlegend vertraut zu machen.

In diesem Kapitel finden Sie folgende Informationen:

1. Darum eignet sich der „Aktivitätenstrom“ nicht für die Suche
2. So finden Sie Ihre Dokumente
3. FAQ – So werden Sie schnell fündig

Darum eignet sich der „Aktivitätenstrom“ nicht für die Suche

Vorab möchten wir Ihnen einen wichtigen Hinweis in Bezug auf den Aktivitätenstrom geben. Dieser eignet sich nicht für die Suche. Bitte verwenden Sie für die Suche nach Dokumenten die Suchfunktion im Archiv.

Der Aktivitätenstrom ist ein i-DOS Feature, dass den Benutzern einen schnellen Überblick über die letzten Aktivitäten in der Anwendung geben soll. Als Suchfunktion eignet sich das Modul jedoch nicht. Weitere Informationen zum Aktivitätenstrom finden Sie auch im Abschnitt "Freigegeben".

So finden Sie Ihre Dokumente

Sie beginnen Ihre Recherche, indem Sie im Menüpunkt „Dokumente“ auf „Suchen“ klicken. Ihre Dateien und Dokumente aus der laufenden Entgeltabrechnung stellen wir Ihnen im Dokumententyp „Entgeltabrechnung“ zur Verfügung. Dieser Dokumententyp ist die Voreinstellung des Systems (DropDown Type*).

Mit einem Klick auf den untenstehenden blauen Button „Suchen“ zeigt Ihnen das System eine Trefferliste der 50 zuletzt in diesem Dokumenttyp abgelegten Dateien. Am unteren Rand des Bildschirms haben Sie die Möglichkeit, zu weiteren Trefferlistenseiten zu blättern.

Filtern Sie nun auf das aktuelle Jahr und den letzten Monat, um einen besseren Überblick über die im letzten Abrechnungslauf im Archiv abgelegten Berichte zu erhalten.

Sie suchen nach einem bestimmten Dokument? Sortieren Sie die Trefferliste mit einem Klick auf den Spaltenkopf „Dokument/Datei“ nach der Bezeichnung. (Hinweis: Sie können die Breite der Spalte auch durch ziehen breiter machen, sollten die Bezeichnungen nicht vollständig lesbar sein).

Klicken Sie auf das gesuchte Dokument in der Liste. In der Vorschau können Sie schnell erkennen, was sich hinter der Dokumentenbezeichnung verbirgt. In unserem Online-Handbuch haben wir die wichtigsten Berichte ebenfalls zusammengestellt, die Bezeichnungen unterscheiden sich aktuell noch danach, ob Ihre Abrechnung in SBS (Standorte Hamburg, Itzehoe, Lünen – hier geht es zur Tabelle SBS-Berichte im Handbuch) oder LohnAs (Standorte Berlin, Dresden – hier geht es zur Tabelle LohnAs-Berichte im Handbuch) erfolgt.

Machen Sie sich mit den Bezeichnungen der Dokumente vertraut, in dem Sie sich nach und nach einmal alle unterschiedlich benannten Dokumente in der Vorschau ansehen. Eventuell werden Sie bemerken, dass einige, wenn auch wenige Dokumente (z.B. xml-Dateien, csv-Dateien) in der Vorschau nicht dargestellt werden können. Um den Inhalt dieser Dateien zu prüfen, nutzen sie bitte die Schaltfläche „Herunterladen“, um die Dateien einmal lokal auf Ihrem System zur Anzeige zu bringen.

FAQ – So werden Sie schnell fündig

Sie wissen nicht, wie der gesuchte Bericht im Digitalen Personalbüro benannt ist? Sichten Sie unsere Auflistungen im Online-Handbuch oder fragen kurz per Ticket beim Support nach, bevor Sie lange suchen. Wir helfen Ihnen sehr gerne weiter.

Sie wissen noch ungefähr, wie der Bericht heißen könnte oder vermuten eine Bezeichnung? Geben Sie einen markanten Teil der Bezeichnung mit Wildcards in das Filterfeld „Dokument/Datei“ ein und klicken auf Suchen. Schon *fi* findet Ihre FiBu_Export Datei, *lo* findet Lohnjournale, Lohnscheine und Lohnsteueranmeldungen. (Genaueres zur Suche mit Wildcards finden Sie auch im Abschnitt „Gewusst wie“).

Sie suchen ein Dokument für einen Mitarbeiter? Suchen Sie im Filterfeld „Mitarbeiter“ mit Wildcards nach einem Teil des Namens oder auch der Personalnummer. schm* zeigt ihnen die Dokumente, die sich auf Frau Schmal, Personalnummer 13 beziehen genau so schnell wie die Suche mit *13. (schm* würde allerdings auch die Dokumente eines Herrn Schmidt anzeigen, grenzen Sie wenn nötig über die Personalnummer ein).

Sie wissen nicht, wie ein Dokument heißt, können es aber aufgrund der Verwendung zuordnen? Nutzen Sie den Filter „Kategorie“. Mitarbeiterbezogene Dokumente finden sich unter Personal, Dokumente zum Zahlungsverkehr in der Kategorie Bank, Unterlagen zur Sozialversicherung in der Kategorie – Sie erraten es!

Sie wissen nicht mehr den Abrechnungsmonat, aber ungefähr, wann das Dokument erstellt wurde? Nutzen Sie das Filterfeld „Datum“. Sie können hier auch Zeiträume festlegen. Maßgeblich ist das Erstellungsdatum des Dokumentes, nicht der Abrechnungsmonat, für den es erzeugt wurde.

Kein Erfolg bei der Suche? Bitte schildern Sie Ihr Anliegen unserem Support, wir unterstützen Sie gerne.