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In Sichtweite – Neue Funktionen in i-DOS 1.9

In Sichtweite – Neue Funktionen in i-DOS 1.9

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Last updated: Jul 08, 2020

Die Entwicklung der neuen Funktionalitäten der Version 1.9 des i-DOS-Archivs wurde erfolgreich abgeschlossen. Nach den letzten Anwendungstests soll die Version 1.9.2 Ende Juli für die Benutzer verfügbar werden. Nachdem sich die Weiterentwicklungen in der Version 1.8 stark auf Verbesserungen an der Bedienbarkeit und den Benutzeroberflächen konzentriert haben, geht i-DOS mit der Einführung von Wiedervorlagen für Dokumente nun die ersten Schritte in Richtung Workflows, was aus unserer Sicht hohen Nutzwert verspricht. Im Folgenden die für Sie wichtigsten neuen Funktionen:

  1. pdf-Dokumente trennen & zusammenfassen
  2. Wiedervorlagen für Dokumente
  3. Neue Übersichtlichkeit: Wer teilt was mit wem?
  4. Verbesserte Benutzer-Administration

pdf-Dokumente trennen & zusammenfassen

Die Funktion „Dokumente trennen“ ist sehr praktisch, wenn Sie mehrseitige Scans in i-DOS archivieren wollen oder z.B. verschiedene Vertragsunterlagen von Ihren Kunden in einem Dokument zurückerhalten, die sie strukturiert ablegen möchten.

Mit der Schaltfläche „Trennen“ können Sie ein mehrseitiges pdf-Dokument in Einzeldokumente zerlegen. Sie können im nachfolgenden Dialog definieren, nach welchen Seiten die Trennung ausgeführt werden soll – ohne Eingabe werden alle Seiten als eigene Dokumente (Dateien) ausgegeben. Die Indizierung der so entstandenen Dokumente erfolgt zunächst anhand des ursprünglichen Dokuments. Vergessen Sie daher bitte nicht, die neu entstandenen Dokumente aussagekräftig und im richtigen Dokumenttyp zu indizieren, dass Sie sie schnell über die Suche wiederfinden können.


Über die Schaltfläche „Zusammenfassen“ können Sie mehrere einzelne pdf-Dateien direkt in i-DOS zu einer Datei zusammenführen. Beachten Sie dabei, dass die Reihenfolge der Seiten im zusammengeführten Dokument von der Reihenfolge abhängt, in der Sie die Einzeldokumente vorher zur Bearbeitung markiert haben. Das zusammengefasste Dokument wird in i-DOS mit der Indizierung des zuerst ausgewählten Einzeldokuments geführt.


Wiedervorlagen für Dokumente

Einfaches Tool, große Hilfe. Sie können künftig dokumentbezogene Wiedervorlagen direkt in i-DOS anlegen und verwalten. Legen Sie sich Ihre eigene Arbeits- und Aufgabenliste an. Oder lassen Sie sich erinnern, wenn ein Dokument zu späterem Zeitpunkt nochmal bearbeitet oder geprüft werden muss. Und so geht es:

  1. Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente aus der Dokumentsuche
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Wiedervorlage“
  3. Geben Sie eine Bezeichnung der Wiedervorlage ein
  4. Wählen Sie einen Zeitpunkt zur Wiedervorlage und stellen ein, ob Sie per E-Mail erinnert werden möchten.
  5. Wenn gewünscht, können Sie weitere Informationen im Feld „Bemerkung“ hinterlegen.
  6. Speichern Sie Ihre Wiedervorlage


Über das Aktionsmenü „Aufgaben > Wiedervorlagen“ können Sie Ihre Wiedervorlagen überprüfen und verwalten. Diese Listenansicht können Sie wie eine Aufgabenliste verwenden. Die Liste kann über die Spaltenköpfe sortiert werden. Sie können erstellte Wiedervorlagen bearbeiten und löschen.

Wenn Sie auf einer Wiedervorlage eine Erinnerung aktiviert haben, schickt Ihnen i-DOS zum gewählten Zeitpunkt eine E-Mail mit allen Informationen zu Ihrer Aufgabe.


Neue Übersichtlichkeit: Wer teilt was mit wem?

Hauptbenutzer eines DPB i-DOS Archivs haben künftig einen Überblick darüber, welche Benutzer anderen Benutzern Zugriffrechte auf Dateien eingeräumt haben.


Im neuen Bereich „Berichte“ können über das Navigationsmenü links „Geteilte Inhalte“ aufgerufen werden. Nach einem Klick auf „Suchen“ werden alle aktuell aktiven Freigaben im i-DOS Client aufgelistet. Über die Filter

  • Freigabezeitraum
  • Ersteller
  • Empfänger

kann gezielt nach bestehenden Freigaben gesucht werden. Über die Schaltfläche „Deaktivierte Freigaben zeigen“ können Freigaben mit angezeigt werden, die mittlerweile inaktiv sind. Die Schaltfläche „Geplante Freigaben zeigen“ listet auch Freigaben, die im System für einen Zeitraum in der Zukunft eingestellt wurden.


Durch Auswahl eines Listeneintrags kann der Hauptbenutzer auf der rechten Seite die Details zur Freigabe ansehen und etwaige notwendige Einstellungen anpassen.

Verbesserte Benutzer-Administration

i-DOS verbessert in der Version 1.9 die Verwaltung der Benutzerzugänge. So können Sie jetzt in der Benutzerverwaltung nicht nur wie bisher nach aktiv oder inaktiv geschalteten Benutzern filtern, sondern zusätzlich gezielt nach Benutzern basierend auf deren Rolle(n) suchen.


Es ist zudem möglich, mehrere Accounts auszuwählen und für diese in einem Bearbeitungsschritt die folgenden Aktionen durchzuführen:

  • Benutzeraccounts aktivieren / deaktivieren
  • Rollen ändern (oder gezielt Rollen hinzufügen oder entfernen)
  • Benutzersprache umschalten
  • Zeitzone umschalten

Anwendungsbeispiele:

Sie möchten mehrere Benutzeraccounts außer Ihrem kurzfristig deaktivieren, um sie nach einiger Zeit (z.B. nach einer Anpassung der Rollen) wieder zu aktivieren.

  • Filtern und wählen Sie die zu deaktivierenden Benutzeraccounts über die Listenansicht aus und gehen auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.
  • Ändern Sie in der dann folgenden Bearbeitungsansicht den Status auf inaktiv.
  • Speichern Sie.


Sie möchten Ihren Mitarbeitern Zugriff auf ihre Lohnunterlagen ermöglichen, dafür aber nicht die Voreinstellung Mitarbeiter (Vollzugriff) verwenden sondern nur die Rolle Mitarbeiter (nur E-Lohnschein) vergeben.

  • Filtern Sie in der Listenansicht Ihre noch nicht aktivierten Mitarbeiterzugänge anhand von Rolle und Status heraus.
  • Pflegen Sie bei den Mitarbeiterzugängen, die Sie aktivieren möchten, die E-Mail-Adresse des Benutzers ein.
  • Wählen Sie die bezüglich der Rolle anzupassenden und zu aktivierenden Mitarbeiterzugänge aus und gehen auf „Bearbeiten“.
  • Ändern Sie in der dann folgenden Bearbeitungsansicht die Rolle und setzen den Status auf aktiv.
  • Speichern Sie.


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